Stad Hasselt

Deze mededeling heeft betrekking op de publicatie van een:   AANKONDIGING VAN EEN OPDRACHT  
Uittreksel uit de officiële tekst.

I.1. Naam en adressen

Officiële benaming :  Stad Hasselt
Postadres :  Limburgplein 1, BE- 3500  Hasselt
Contactpersoon:  Mevrouw Krista Lycops
Tel:   +32 11308176
E-mail:   krista.lycops@hasselt.be
Internetadres(sen):   www.hasselt.be  
Adres van het kopersprofiel:  

II.1. Omvang van de aanbesteding

II.1.1. Benaming
Uitnodiging tot indienen offerte – Archief – Aankoop en onderhoud van een geïntegreerd en modulair archiefbeheerssysteem – Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking  
Referentienummer:   2021-5021
II.1.2. Voornaamste CPV-code :  48490000
II.1.3. Type opdracht :  leveringen
II.1.4. Korte beschrijving
zie II.2.4
II.1.6. Inlichtingen over percelen
Verdeling in percelen:   NEE

II.2. Beschrijving

II.2.3. Plaats van uitvoering
NUTS-code(s):   BE224
Voornaamste plaats van uitvoering:   Archief, Rederijkersstraat 44 te 3500 Hasselt
II.2.4. Beschrijving
Aankoop en onderhoud van een geïntegreerd en modulair archiefbeheersysteem in Hasselt.   Het stadsarchief van Hasselt is een archiefdienst in volle ontwikkeling. Wij beheren en bewaren het archief van Groep Hasselt, bestaande uit het archief van de Stad Hassetl, het OCMW Hasselt, en het AGB (dit zijn drie verschillende rechtspersonen). Onze collectie beslaat een kleine 5 km, verspreid over 3 depotruimtes. Van een papieren archiefdienst maken we de overslag naar een moderne en hedendaagse archiefdienst. Onze collectie bestaat uit papieren archieven, hybride archieven (archieven met digitale en papieren stukken) en digitale archieven. Daarnaast beheren en bewaren we ook diverse deelcollecties: kranten, affiches, foto’s, prentkaarten, doodsprentjes en doodsbrieven, kaarten-en plannen, Op dit moment zijn onze collecties beschreven in een amalgaam van access-, excel- en wordbestanden en zelfs occasioneel steekkaarten. Ook de werkprocessen zoals uitleningen, registratie van schenkingen,… zitten vervat in diverse Microsofttoepassingen. Om onze collecties coherent te beheren en valoriseren, willen we overgaan tot de aankoop van een geïntegreerd, modulair archiefbeheersysteem dat vertrekt vanuit de archieflogica en ons in staat stelt om alle verschillende taken die horen bij de werking van een stadsarchief op een coherente, efficiënte en transparante manier uit te voeren. Daarnaast is het van belang dat we de variëteit aan collecties die we bewaren allemaal in één systeem kunnen beschrijven, beheren en ontsluiten, zodat de samenhang binnen de archieven wordt gerespecteerd, er onderlinge verbanden worden gelegd en de onderzoeker gemakkelijk tot resultaten komt: het is de bedoeling dat een gebruiker in alles collecties tegelijk kan zoeken, en de resultaten kan filteren per collectie. Uiteraard moeten de gedigitaliseerde beelden hierin ook in raadpleegbaar zijn. Om aan al deze taken te voldoen, zijn we op zoek naar een modulair systeem. We sommen hieronder op welke taken we willen kunnen uitvoeren met behulp van deze applicatie. Bij de technische bepalingen van het bestek vanuit archiefstandpunt komen we hier uitgebreid op terug.   • Schenkingen en aanwinsten registreren   • administratief archief: dossierbeheer: het registeren, beheren en selecteren van onze semi-statische archieven volgens de regels van de kunst. Belangrijk onderdeel is de opvolging en afhandeling van interne uitleningen aan diensten, vanaf de aanvraag door de dienst tem het sturen van reminders en het terugplaatsen van de stukken in het depot.   • archieven en overdrachten kunnen beschrijven en inventarissen aanmaken. Op termijn willen we de beschrijvingen kunnen koppelen aan gedigitaliseerde stukken   • logistiek beheer: onze depots en de plaatsing van de stukken kunnen beheren en optimaliseren   • de materiële staat van onze collectie in kaart brengen, met oog op preservatie, restauratie en digitalisering   • de leeszaaladministratie beheren (zowel voor fysieke als digitale bezoekers)   • een online leeszaal uitbouwen, op termijn met scanning on demand. Op termijn willen we bezoekers ook de mogelijkheid bieden om hun eigen digitale leeszaal te creëren, waar ze aanvragen kunnen doen, gescande stukken bewaren, opzoekingen beheren en opslaan en notities maken, …   • de deelcollecties beschrijven en beheren, elk met hun specificiteit. Een aanzet tot thesaurus die al mee in het systeem zit, is een pluspunt.   o Foto- en prentkaartencollectie   o Affichecollectie   o Bibliotheek   o Kaarten-en plannencollectie   o Film- en geluidsfragementen   o Krantencollectie   o Doodsbrieven en doodsprentjes   • Koppelingen maken met het E-depot en het serieregister van Digitaal Archief Vlaanderen   • Koppeling maken met Scansearch   Deze plaatsingsprocedure betreft zowel de aankoop van het archiefbeheerssysteem als het gebruiksklaar maken ervan,de migratie van de bestaande g.(zie opdrachtdocumenten)  
II.2.7. Looptijd
12   maand(en)
Verlenging mogelijk:   JA
De volledige looptijd, met inbegrip van de verlengingen, moet over het algemeen beperkt blijven tot vier jaar na het sluiten van de opdracht. De verlenging mag geen aanleiding geven tot een wijziging van de algemene aard van de opdracht.   Rechtvaardiging: Omwille van de investeringskost, de intensieve migratie- en implementatieperiode en het langdurig ter bes.(zie opdrachtdocumenten)  

III.1. Voorwaarden voor deelneming

III.1.1 Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen, waaronder de vereisten in verband met de inschrijving in het beroeps- of handelsregister
Lijst en beknopte beschrijving van de voorwaarden:  
Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikels 67 tot en met 69 van de wet van 17 juni 2016 betreffende overheidsopdrachten.

III.1.2 Economische en financiële draagkracht
Lijst en beknopte beschrijving van de selectiecriteria:
1. Niet van toepassing.
Eventuele minimumeisen:
1. Niet van toepassing.

III.1.3 Technische en beroepsbekwaamheid
Lijst en beknopte beschrijving van de selectiecriteria:
1. De inschrijver toont aan deze opdracht met bekwaamheid te kunnen voltooien met betrekking tot soortgelijke die succesvol werden geïmplementeerd of minstens voorlopig opgeleverd met vermelding van: – korte omschrijving van de opdracht- naam opdrachtgever, adres en telefoonnummer van contactpersoon- bedrag en datum van uitvoering. Minimumvereisten : Min. 3 gedurende de voorgaande jaren.Toe te voegen onder bijlage F

Eventuele minimumeisen:
1. Min. 3 gedurende de voorgaande jaren

IV.1.1 Proceduretype
Mededingingsprocedure met onderhandeling
Versnelde procedure: JA
Motivering

IV.1.4 Inlichtingen over een beperking van het aantal oplossingen of inschrijvingen tijdens de onderhandeling of de dialoog
Gebruikmaking van een procedure in achtereenvolgende fasen waarbij geleidelijk het aantal te bespreken oplossingen of ter onderhandeling openstaande inschrijvingen wordt beperkt: JA

IV.1.8 Inlichtingen over de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA)
De opdracht valt onder de GPA:   NEE

IV.2 ADMINISTRATIEVE INLICHTINGEN:
IV.2.2 Termijn voor de ontvangst van blijken van belangstelling   2022-11-07  10:00
IV.2.4 Talen die mogen worden gebruikt bij het indienen van inschrijvingen of aanvragen tot deelneming :   NL
IV.2.6 Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver zijn inschrijving gestand moet doen
De inschrijving moet geldig blijven tot (dd/mm/jjjj):   2023-03-07

VI.3. Nadere inlichtingen
Plaatsbezoek vereist en verzuimen aan plaatsbezoek leidt tot nietigheid van de offerte: 13/10/2022 om 15.00InformatiesessieDe inschrijver wordt verwacht een verplichte infosesse te volgen om een zicht te krijgen op de verwachtingen van de aanbestedende overheid.Tijdens deze infosessie zal er een presentatie worden voorgesteld en is er mogelijkheid om vragen te stellen. Zijn er specifieke vragen dan dient men deze per mail te stellen en zal er een antwoord worden geformuleerd. De informatiesessie zal online plaatsvinden op donderdag 13 oktober 2022 om 15u00 men dient zich hiervoor ten laatste in te schrijven op dinsdag 11 oktober 2022 om 15u00. U kan zich enkel inschrijven per mail met vermelding van uw contactgegevens en met hoeveel u de digitale sessie zal volgen en dit op onderstaande gegevens: E-mail: aankopen@hasselt.be en krista.lycops@hasselt.be Onderwerp mail: 2021-5053 Verplichte infosessie archiefbeheersysteem Gelieve hierbij duidelijk de firmanaam te vermelden alsook het aantal personen en bijhorende contactgegevens van de medewerkers welke de digitale infosessie zullen volgen.De inschrijver ontvangt na de digitale infosessie het attest voor het verplicht volgen van de infosessie.De inschrijver dient het attest in bijlage correct ingevuld toe te voegen aan zijn offerte. Zie bijlage M : Attest van informatiesessie .Indien de inschrijver geen digitale infosessie volgt is de offerte nietig.De offertes kunnen alleen elektronisch ingediend worden via de e-Tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/.

VI.4 Beroepsprocedures

VI.4.1 Beroepsinstantie
Raad Van State
Wetenschapsstraat,  BE- 1040  Brussel (Etterbeek)
Internetadres(sen):   http://www.raadvanstate.be/?page=e-procurement&lang=nl

VI.5 Datum van verzending van deze aankondiging
2022-09-22