Deze bepaling heeft betrekking op de regels betreffende de communicatiemiddelen. De communicatie en de informatie-uitwisseling tussen de aanbesteder en de ondernemers, met inbegrip van de elektronische indiening en ontvangst van de offertes dient, in alle fasen van de plaatsingsprocedure plaats te vinden met behulp van elektronische communicatiemiddelen.
Paragraaf 2 van deze bepaling voorziet een aantal uitzonderingen op het verplicht gebruik van elektronische communicatiemiddelen, met name:
- wanneer wegens de gespecialiseerde aard van de overheidsopdracht, voor het gebruik van elektronische communicatiemiddelen niet algemeen beschikbare gespecialiseerde instrumenten, middelen of bestandsformaten nodig zijn of wanneer de benodigde instrumenten, middelen of bestandsformaten niet ondersteund worden door algemeen beschikbare toepassingen;
- wanneer de applicaties voor ondersteuning van de bestandformaten die geschikt zijn voor de omschrijving van de offertes bestandsformaten gebruiken die niet door andere open of algemeen beschikbare toepassingen kunnen worden verwerkt, of onderworpen zijn aan een eigendomsgebonden licentieregeling en niet door de aanbesteder als downloads of gebruik op afstand beschikbaar kunnen worden gesteld;
- wanneer voor het gebruik van elektronische communicatiemiddelen gespecialiseerde kantoor-apparatuur nodig is waarover de aanbesteders doorgaans niet beschikken;
- wanneer voor de opdrachtdocumenten de indiening is vereist van fysieke of schaalmodellen die niet langs elektronische weg kunnen worden verzonden.
De aanbesteder is niet verplicht het gebruik van elektronische communicatiemiddelen voor te schrijven, voor zover het gebruik van andere dan elektronische communicatiemiddelen nodig is, hetzij vanwege een inbreuk op de beveiliging van die elektronische communicatiemiddelen, hetzij voor de bescherming van de bijzonder gevoelige aard van de informatie waarvoor een dermate hoog beschermingsniveau nodig is dat dit niveau niet afdoende kan worden verzekerd via elektronische instrumenten en middelen die algemeen beschikbaar zijn voor de ondernemers of hun via alternatieve toegangsmiddelen ter beschikking kunnen worden gesteld.
Mondelinge communicatie is toegestaan voor andere mededelingen dan die betreffende de essentiële elementen van de plaatsingsprocedure, mits de inhoud van de mondelinge communicatie voldoende gedocumenteerd wordt. Met name worden de opdrachtdocumenten, de aanvragen tot deelneming en de offertes geacht deel uit te maken van de voormelde essentiële elementen.