Sinds 1 januari 2020 2020 veralgemenen artikel 22 van de Richtlijn 2014/24/UE en artikel 40 van de Richtlijn 2014/25/UE het gebruik van elektronische middelen voor de bekendmaking en het beheer van overheidsopdrachten, behalve voor uitzonderingen die voorzien zijn in de regelgeving.
Ondernemingen die een offerte willen indienen voor een overheidsopdracht moeten:
- inloggen op e-Notification of e-Tendering
- de documenten bij hun offerte uploaden
- het elektronisch indieningsformulier invullen
- het indieningsrapport ondertekenen
Het indieningsrapport mag enkel getekend worden door een mandataris of een gemandateerd persoon. Belangrijk: de aanbestedende dienst zal alle niet correct getekende offertes automatisch schappen.
Zodra de indieningstermijn voor de offertes verstreken is, analyseert de aanbestedende dienst de ontvangen kandidaturen. Die analyse gebeurt in vier stappen:
- Audit van de bekwaamheid om de opdracht uit te voeren
- Analyse van de regelmatigheid van de offertes
- Vergelijking tussen de offertes en de gunningscriteria
- Beslissing over de gunning en bezorgen van de informatie aan de winnende inschrijver
Om de mededinging te verzekeren voor overheidsopdrachten, kunnen de aanbestedende diensten een beroep doen op verschillende soorten gunningsprocedures voor overheidsopdrachten. Ze kunnen twee ervan gebruiken zonder opgave van redenen: de openbare en de niet-openbare procedure.
- De openbare procedure
Bij deze procedure kan elke geïnteresseerde onderneming haar offerte indienen voor een aangekondigde opdracht. Hier gebeurt de selectie van de offertes in 1 fase: de opdracht wordt gegund aan de beste offerte, volgens de definitie die de aanbestedende dienst vrij bepaalt.
- De niet-openbare procedure
Bij deze ‘beperkte’ procedure kunnen enkel de ondernemingen die een uitnodiging ontvangen van de aanbestedende dienst een offerte indienen. Elke onderneming kan zich kandidaat stellen bij de aankondiging van een opdracht, maar alleen de geselecteerde kandidaten mogen een offerte indienen. Deze procedure verloopt in twee stappen (selectie inschrijvers en indienen offertes) met als doel de overheidsopdracht enkel te gunnen aan de ondernemingen die het best uitgerust zijn om hem uit te voeren.
In enkele specifieke gevallen en met opgave van de redenen van hun keuze, kunnen de aanbestedende diensten een beroep doen op:
- de mededingingsprocedure met onderhandeling
- de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking
- de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking
- de opdrachten met een beperkt bedrag
- de groepsaankopen
Intrekken offerte
Het intrekken van een offerte voor een overheidsopdracht door een inschrijver, moet schriftelijk gebeuren en ondertekend worden, en dat vóór de kennisgeving van de opdracht. Het is evenwel niet mogelijk een offerte in te trekken nadat de indieningstermijn van de offertes verstreken is. De aanbesteding is bindend en de overeenkomst is afgesloten bij de gunning van de overheidsopdracht. Indien het om een bod gaat, heeft de inschrijver geen enkel recht op intrekking.
Offerte per uitnodiging
Naargelang de gekozen procedure door de aanbestedende dienst, kan de procedure in twee stappen verlopen: de selectie van de inschrijvers en het indienen van de offertes. In dit geval verstuurt de openbare opdrachtgever een uitnodiging naar de weerhouden kandidaten om hun offerte via mail in te dienen. Zij kunnen dan hun offerte indienen en inschrijven op de overheidsopdracht via het e-Tenderingplatform.
Spontane offerte
Een marktdeelnemer dient een spontane offerte in, wanneer hij niet werd uitgenodigd door de aanbestedende dienst om in te schrijven.