Les étapes du marché public : votre guide de la préparation jusqu’à l’exécution
Le bon déroulement d’un marché public exige une bonne compréhension des étapes de la procédure. Tant les entreprises que les administrations jouent un rôle crucial à chacune de ces étapes. En maîtrisant les étapes de la procédure, vous serez mieux armé pour exploiter au mieux les opportunités. Nous décrivons chacune de ces étapes ci-dessous afin d’augmenter vos chances de succès.
Découvrez en détail les différentes phases d’un marché public ainsi que leur importance.
1: Préparation
Une bonne préparation conditionne littéralement le succès d’un marché public. Cette étape consiste à identifier les besoins du service adjudicateur, à définir les objectifs et à préparer l’appel d’offres. Elle s’articulera autour des éléments clés suivants :
- Objectif de l’appel d’offres : Quel but veut atteindre le pouvoir adjudicateur à travers ce marché public ?
- Spécifications techniques et normes de qualité : À quelles exigences doit satisfaire l’adjudicataire ?
- Budget et planning : Quels sont les fonds disponibles et quelle ligne du temps établir ?
Pour le pouvoir public : L’administration identifie et définit les besoins, fixe le budget et établit les exigences auxquelles les soumissionnaires doivent répondre. C’est la colonne vertébrale d’un marché bien structuré.
Pour les entreprises : C’est le moment d’identifier le marché public, d’entrer en relation avec l’administration et de répondre aux éventuelles demandes d’information. Une bonne préparation permettra de soumettre une offre pertinente et compétitive.
Conseil : Récoltez toutes les informations que vous trouverez sur l’adjudicateur et ses exigences spécifiques. Cela vous aidera à positionner votre offre en meilleure connaissance de cause.
2 : Rédaction
Cette étape de rédaction consiste pour l’adjudicateur à préparer le cahier spécial des charges et les documents du marché public, en y consignant les conditions et exigences spécifiques auxquelles doivent satisfaire les soumissionnaires.
Pour le pouvoir public : Il s’agit ici d’évaluer la valeur du marché en question, de définir le type de marché et de rédiger le cahier spécial des charges ainsi que les autres documents nécessaires. Une préparation minutieuse à cette étape permettra de garantir la transparence de la procédure.
Pour les entreprises : Bien qu’aucune action directe ne soit requise à cette étape, il sera judicieux de rester attentif aux éventuelles publications et d’envisager de quelle manière l’offre de l’entreprise pourrait répondre aux besoins attendus.
Conseil : Suivez les évolutions du secteur et préparez d’ores et déjà une solide proposition de nature à répondre aux critères attendus.
3: Publication du marché
Une fois les préparatifs du marché finalisés, il est temps de procéder à la publication officielle. Le marché est publié sur des plateformes telles qu’e-Procurement et le Journal officiel de l’Union européenne, en fonction de l’ampleur du marché. Cette étape donne l’occasion aux entreprises de se préparer à la soumission.
Pour le pouvoir public : Publication de l’annonce. Les documents du marché sont mis à disposition et le tour des questions-réponses débute afin de permettre aux entreprises de demander des éclaircissements.
Pour les entreprises : C’est le moment d’analyser en profondeur le marché public. Identifiez et analysez l’avis de marché, rédigez une offre, complétez le Document unique de marché européen (DUME) et veillez à apposer une signature électronique qualifiée sur la candidature électronique.
Conseil : Lisez attentivement les documents du marché et profitez du tour de questions pour éclaircir les points imprécis.
4: Sélection
La phase de sélection consiste pour l’adjudicateur à s’assurer que les soumissionnaires répondent aux critères de sélection. Il s’agit de contrôler les exigences tant techniques que juridiques de chaque soumissionnaire. L’administration vérifie le DUME et autres pièces justificatives pour déterminer si les soumissionnaires sont qualifiés pour exécuter le marché public.
Pour le pouvoir public : Contrôle du DUME, Procédure d’accès Télémarc et casiers judiciaires, évaluation des critères de sélection. Le pouvoir adjudicateur peut requérir des éléments d’information complémentaires afin de mieux évaluer la soumission.
Pour les entreprises : Les entreprises doivent s’assurer scrupuleusement d’avoir soumis et complété dûment tous les documents requis. Elles peuvent également proposer des mesures correctives en cas de problèmes imprévus.
Conseil : Veillez à ce que tous les documents soient complets et exempts d’erreurs afin de maximiser vos chances dans cette phase de sélection.
5: Attribution
La phase d’attribution consiste à attribuer le marché au soumissionnaire qui répond le mieux aux critères. C’est la dernière étape de l’évaluation, qui exige le respect rigoureux de toutes les exigences.
Pour le pouvoir public : L’adjudicateur évalue la régularité des offres, applique les critères d’attribution et rédige la décision d’attribution motivée.
Pour les entreprises : Réagissez avec précision aux demandes d’éclaircissement ou compléments d’information le cas échéant. Certaines entreprises choisissent de soumettre une Best And Final Offer (BAFO) lorsque cette démarche est autorisée.
Conseil : Demandez un feedback si vous ne remportez pas le marché. Il vous fournira de précieuses pistes utiles à vos futures soumissions.
6: Exécution
Une fois bouclée l’étape de l’attribution débute celle de l’exécution, qui consiste pour l’adjudicataire sélectionné à exécuter le marché selon les conditions convenues. La qualité et le respect revêtent ici la plus haute importance.
Pour le pouvoir public : L’administration supervise l’exécution, distribue les bons de commande, contrôle les livraisons et gère les paiements. D’éventuelles sanctions sont appliquées en cas de non-respect des obligations contractuelles.
Pour les entreprises : L’adjudicataire exécute le marché conformément au cahier des charges et veille à effectuer la facturation dans les délais et à respecter les termes de garantie et d’assurance.
Conseil : Veillez à maintenir une communication claire et ouverte avec l’autre protagoniste afin de naviguer souplement à travers cette étape et de renforcer vos relations.
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