De stappen van een overheidsopdracht: Jouw gids van voorbereiding tot uitvoering
Een overheidsopdracht succesvol realiseren vereist een goed begrip van de stappen in het proces. Zowel bedrijven als administraties spelen in elke fase een cruciale rol. Met een goed begrip van de stappen in het proces ben je beter voorbereid om kansen optimaal te benutten. Hier leggen we elke stap uit, zodat de kansen op succes worden vergroten.
Ontdek in detail de verschillende fasen van een overheidsopdracht en het belang ervan.
Stap 1: Voorbereiding
Een sterke voorbereiding vormt de basis van een succesvolle overheidsopdracht. In deze fase worden de behoeften van de aanbestedende dienst vastgesteld, de doelstellingen bepaald en de opdracht voorbereid. Hierbij komen de volgende belangrijke elementen aan bod:
- Doelstelling van de opdracht: Wat wil de overheid bereiken met deze opdracht?
- Technische specificaties en kwaliteitsnormen: Wat zijn de vereisten waaraan de opdrachtnemer moet voldoen?
- Budget en planning: Hoeveel is er beschikbaar en wat is de tijdlijn?
Voor de overheid: De administratie identificeert en definieert de behoeften, stelt het budget vast, en bepaalt de eisen waaraan inschrijvers moeten voldoen. Dit vormt de ruggengraat van een goed gestructureerde opdracht.
Voor bedrijven: Dit is het moment om de opdracht te identificeren, relaties op te bouwen met de administratie en eventueel in te spelen op verzoeken om informatie. Een goede voorbereiding maakt het mogelijk om een relevante en concurrerende offerte in te dienen.
Tip: Verzamel alle informatie die je kunt vinden over de opdrachtgever en de specifieke eisen. Zo ben je beter voorbereid om jouw aanbod te positioneren.
Stap 2: Opmaak
In de opmaakfase stelt de opdrachtgever het bijzondere bestek en de opdrachtdocumenten op, met daarin de specifieke voorwaarden en eisen waaraan inschrijvers moeten voldoen.
Voor de overheid: Hier worden de opdrachtwaarde ingeschat, het type opdracht bepaald, en opmaak van het bijzondere bestek en andere noodzakelijke documenten opgemaakt. Zorgvuldige voorbereiding in deze fase helpt om een transparant proces te garanderen.
Voor bedrijven: Hoewel er in deze fase geen directe actie vereist is, is het verstandig om alert te blijven op mogelijke publicaties en te overwegen hoe hun aanbod kan aansluiten bij de verwachte behoeften.
Tip: Blijf op de hoogte van de ontwikkelingen in de sector en bereid alvast een sterk voorstel voor dat inspeelt op de verwachte criteria.
Stap 3: Bekendmaking van de opdracht
Zodra de opdracht is voorbereid, volgt de officiële bekendmaking. Deze wordt gepubliceerd op platforms zoals e-Procurement en het Publicatieblad van de Europese Unie, afhankelijk van de omvang van de opdracht. Dit geeft bedrijven de gelegenheid om zich klaar te maken voor de inschrijving.
Voor de overheid: Publicatie van de aankondiging. De opdrachtdocumenten worden beschikbaar gesteld en de vragenronde gaat van start om bedrijven de mogelijkheid te bieden verduidelijking te vragen.
Voor bedrijven: Dit is het moment om de opdracht grondig te analyseren. Identificeer en analyseer de bekendgemaakte opdracht, maak een offerte op, vul het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) in, en zorg voor een gekwalificeerde elektronische handtekening voor de digitale indiening.
Tip: Lees de opdrachtdocumenten grondig door en gebruik de vragenronde om onduidelijke aspecten te verhelderen
Stap 4: Selectie
In de selectiefase beoordeelt de opdrachtgever of de inschrijvers voldoen aan de selectiecriteria. Hier worden zowel de technische als juridische vereisten van elke inschrijver gecontroleerd. De administratie controleert het UEA en andere bewijsstukken om te bepalen of de inschrijvers gekwalificeerd zijn om de opdracht uit te voeren.
Voor de overheid: Controle van het UEA, Digiflow-Telemarc, en strafbladen, evaluatie van de selectiecriteria. De overheid kan aanvullende informatie opvragen om de inschrijving beter te beoordelen.
Voor bedrijven: Bedrijven dienen zorgvuldig te controleren dat alle vereiste documenten zijn ingediend en correct zijn ingevuld. Bedrijven kunnen ook corrigerende maatregelen voorstellen als zich onverwachte problemen voordoen
Tip: Zorg dat alle documenten compleet en foutloos zijn om jouw kansen in de selectiefase te maximaliseren.
Stap 5: Gunning
De gunningsfase is waar de opdracht wordt toegekend aan de inschrijver die het best aan de criteria voldoet. Dit is de laatste beoordelingsronde en vereist nauwkeurige naleving van alle eisen.
Voor de overheid: De opdrachtgever beoordeelt de regelmatigheid van de offertes, past de gunningscriteria toe en maakt de gemotiveerde gunningsbeslissing op.
Voor bedrijven: Reageer nauwkeurig op verzoeken om verduidelijking of aanvullende informatie indien nodig. Sommige bedrijven kiezen ervoor om een Best And Final Offer (BAFO) voor te leggen indien dit wordt toegestaan.
Tip: Vraag om feedback als je de opdracht niet wint. Dit biedt waardevolle inzichten voor toekomstige inschrijvingen.
Stap 6: Uitvoering
Na de gunning begint de uitvoeringsfase, waarin de gekozen opdrachtnemer de opdracht uitvoert volgens de overeengekomen voorwaarden. Kwaliteit en naleving staan hier centraal.
Voor de overheid: De administratie houdt toezicht op de uitvoering, geeft bestelbonnen uit, controleert opleveringen en beheert betalingen. Eventuele sancties worden toegepast bij niet-naleving van de contractuele verplichtingen.
Voor bedrijven: De opdrachtnemer voert de opdracht uit volgens de specificaties en zorgt voor tijdige facturering, naleving van borgstellingen en verzekeringseisen.
Tip: Zorg voor duidelijke en open communicatie met de andere partij om soepel door deze fase te navigeren en de relatie te versterken.
Hulp nodig? EBP staat voor je klaar
En nu nog in de praktijk brengen
Het proces van overheidsopdrachten kan complex en tijdrovend zijn. Bij EBP helpen we bedrijven en administraties om zich succesvol voor te bereiden op overheidsopdrachten. Onze uitgebreide databank, kennis en tools geven je de informatie die je nodig hebt om een sterke inschrijving in te dienen. Diepgaande ondersteuning via advies, opleidingen of strategische begeleiding, mag je ook van ons verwachten. Wij zijn er om je te ondersteunen van projectvinding tot inschrijvingsstrategie en gunning.