Dialogue compétitif
Un besoin ou un problème survient dans le chef du service adjudicateur et/ou de la société, mais on ne sait pas encore quelle réponse lui apporter. Il y a toutefois l’idée que cette réponse est déjà disponible sur le marché. Lors d’un dialogue compétitif, l’adjudicteur s’entretient avec plusieurs entrepreneurs sélectionnés en vue de développer conjointement la meilleure solution.
Partenariat d’innnovation
Il s’agit des procédures de passation ouvertes qui sont régies par la loi relative aux marchés publics. Dans ce type de procédures, un achat final peut être effectué au sein d’une seule et même procédure. Il est également possible que le produit ne puisse être développé que par une seule entreprise, sans qu’il soit question de développement compétitif.
Procédure concurrentielle avec négociation (PCAN)
Une procédure concurrentielle avec négociation (PCAN) peut toujours être appliquée si le marché se situe en deçà des seuils. Cette procédure se déroule en deux phases : la phase de sélection (publication et décision de sélection) et la phase d’évaluation (évaluation des offres et début des négociations). Durant la première phase, il y aura lieu de sélectionner au moins trois, mais idéalement cinq soumissionnaires. Seuls ceux qui ont été sélectionnés recevront le cahier des charges. La seconde phase consistera ensuite à évaluer les premières offres en procédant à un examen de régularité ainsi qu’à un contrôle des prix.
Vient ensuite l’étape de la négociation, qui peut intervenir en un ou plusieurs cycles, selon l’adjudicateur et ce qui est prévu dans le cahier des charges. Si le cahier des charges précise le nombre de cycles de négociation, l’adjudicateur est tenu de le respecter. Dès que la meilleure offre finale (BAFO) est demandée, les négociations doivent cesser. L’adjudicateur peut également se réserver de passer à une attribution directe après les premières offres, pour autant qu’il l’ait précisé dans le cahier des charges. On recommande dès lors de le mentionner toujours dans le cahier des charges afin de rendre la procédure aussi flexible que possible.
En l’absence d’attribution directe, deux autres options subsistent pour engager les négociations. La première consiste à mettre tous les soumissionnaires autour de la table. La seconde à procéder à une élimination progressive. Cette technique est adoptée lorsqu’on veut entamer les négociations avec plusieurs soumissionnaires (maximum trois) et placer « temporairement » les autres soumissionnaires éventuels dans la salle d’attente. Les soumissionnaires de la salle d’attente sont tenus au courant de la situation. La décision de les y placer ne doit pas encore être largement motivée et ne peut pas encore être contestée, puisqu’il s’agit d’une décision provisoire. L’élimination progressive présente l’avantage de réduire le groupe et de mettre plutôt l’accent sur les offres qui, à première vue, répondent le mieux aux exigences émises.
S’il le souhaite, l’adjudicateur peut ensuite envoyer une invitation à soumettre une (seconde) offre intermédiaire et à entamer une nouvelle négociation, qui fera l’objet d’un compte rendu. Il est recommandé de mener les négociations avec au moins trois offres (si possible) jusqu’à la fin.
Dès qu’il y a offre définitive, celle-ci n’est plus négociable. Cette offre finale doit respecter la même procédure que celle prévue normalement. Un examen de régularité et un contrôle des prix doivent être effectués, suivis d’un rapport d’attribution. Si la BAFO (best and final offer) devait poser problème, elle sera soumise aux règles d’une procédure classique et ne pourra plus être modifiée. Un conseil : demander à l’adjudicataire sélectionné de soumettre la dernière offre déposée comme BAFO officielle, de manière à éviter ce cas de figure.
Procédure restreinte
Dans la procédure restreinte, la sélection du candidat et l’évaluation de l’offre sont effectuées séparément. Dans la phase de sélection, l’adjudicateur s’appuie sur les critères de sélection prédéfinis pour choisir les soumissionnaires les plus adéquats. Ces derniers sont ensuite invités à soumettre une offre, après quoi l’adjudicateur évalue les soumissions.
Procédure négociée sans publication préalable
Dans la procédure négociée sans publication préalable (PNSPP), le marché n’est pas annoncé à l’avance, mais l’attribution doit en revanche être publiée ultérieurement si le montant estimé est supérieur au seuil européen. Normalement, ce mode d’attribution ne comporte qu’une seule phase, dans laquelle l’adjudicateur peut négocier avec les soumissionnaires.
Procédure ouverte
Une procédure ouverte commence par la notification dans le Bulletin des Adjudications (BDA) et sur la pateforme e-Notification. Ce mode d’attribution comporte une seule étape : tous les soumissionnaires doivent soumettre une offre dans le délai imparti et seront évalués en même temps sur la base des critères de sélection, d’exclusion et d’attribution.
Procédure négociée directe avec publication préalable
La procédure négociée directe avec publication préalable (PNDAPP) n’est autorisée que pour les marchés dont la valeur estimée est inférieure au seuil européen. Ce mode d’attribution ne comporte qu’une seule phase : les entrepreneurs intéressés introduisent une offre directement après la publication. La négociation est autrorisée, mais pas obligatoire.