Te veel organisaties lezen een bestek van A tot Z en focussen meteen op de technische specificaties. Toch begint het echte werk elders. Het administratieve deel bevat de procedure, selectiecriteria, gunningscriteria en timing – de parameters die bepalen of je überhaupt mag meedoen. Start hier en je weet sneller of een dossier interessant is. Controleer ook altijd of de opdrachtgever afwijkt van de Algemene Uitvoeringsregels (AUR). Dergelijke uitzonderingen kunnen invloed hebben op aansprakelijkheid, betalingsmodaliteiten en prijsherziening en zijn bepalend voor je calculatie.
Vermijd risico’s door vragen te stellen
Open woorden zoals “zoals”, “minstens” of “gelijkwaardig” zijn niet onschuldig. Onzekere specificaties leiden tot hogere prijzen omdat inschrijvers hun risico’s moeten afdekken. Durf daarom vragen te stellen en wees kritisch voor selectie‑ en gunningscriteria. Bérénice Wathelet, advocate in publiek recht, benadrukt dat je in elke procedure vragen kan stellen. Het is de enige manier waarop kandidaten/inschrijvers en opdrachtgever mogen communiceren, en het garandeert gelijke behandeling. Vraag ook om criteria bij te sturen wanneer die onnodig beperkend zijn.
Bouw een intern bestekdossier
Succesvolle tenderteams werken met een gestructureerd dossier. Verdeel het bestek over collega’s met administratieve, juridische en technische expertise en gebruik de structuur van het lastenboek als leidraad voor je offerte. Vermijd standaardtemplates; de beoordelaar herkent onmiddellijk of je to-the-point antwoordt. Laat een collega met een frisse blik het dossier nalezen om blinde vlekken te ontdekken.
Ken het verschil tussen procedures en gebruik marktconsultaties
In een openbare en niet openbare procedure telt enkel je eerste offerte; fouten maken je inschrijving onregelmatig. In een onderhandelingsprocedure kan je nog bijsturen, maar enkel op initiatief van de opdrachtgever. Gebruik de beperkte tijd verstandig en lever onmiddellijk kwaliteit. Nieuwe contractvormen vragen vaak meer dialoog. Marktconsultaties voor de publicatie van een opdracht zijn daarom een interessante hefboom om hiaten in het bestek te dichten en betalingsmodaliteiten te bespreken. Probeer als marktpartij hieraan mee te werken.
Hoe EBP je helpt
EBP biedt een SaaS-platform waarin je enkel relevante overheidsopdrachten en commerciële bouwprojecten ziet. Dankzij geavanceerde filters op sector, regio, procedure en budget vind je sneller een match. Alerts voor deadlines, gunningscriteria en AUR-afwijkingen helpen bij risicoanalyse. Bovendien kan je met collega's samenwerken aan dossiers en eerdere bestekken of gunningsbedragen raadplegen om beter te prijzen. Zo verklein je de kans op fouten, win je tijd en verhoog je je slaagkansen.
Wil je dieper duiken in de tips van Bérénice Wathelet? Lees het originele artikel in Bouwkroniek en maak van je volgende offerte een succes.
