Einde van de onderhandelingen
Wanneer men bij de mededingingsprocedure met onderhandeling of de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking voornemens is om de onderhandelingen af te sluiten, stelt de aanbesteder de resterende inschrijvers daarvan in kennis en wordt hen een gemeenschappelijke termijn gegeven om nieuwe of aangepaste offertes in te dienen (arts. 38, § 8 en 41, § 6 Wet Overheidsopdrachten). Met resterende inschrijvers wordt hier meer dan waarschijnlijk bedoeld: alle inschrijvers met wie de aanbesteder op dat ogenblik nog onderhandelingen voert (al dan niet na fases te hebben gebruikt).
De nieuwe of aangepaste offertes die ingediend worden, vormen de definitieve offertes. In de praktijk wordt dit vaak een best-and-final offer (BAFO) genoemd.
Over de inhoud van deze definitieve offertes mag niet meer onderhandeld worden.
De aanbesteder doet vervolgens een nazicht van de definitieve offertes:
toetsing aan de minimumeisen van de opdracht;
controle of de offertes overeenstemmen met artikel 66, § 1 Wet Overheidsopdrachten(= selectie);
beoordeling op basis van de gunningscriteria.