- Openbare procedure
Een openbare procedure start met de bekendmaking in het Bulletin der Aanbestedingen (BDA) en de publicatie op het e-Notification platform. Deze gunningswijze bestaat uit één stap: alle inschrijvers dienen binnen de gestelde termijn een offerte in en worden tegelijkertijd beoordeeld op basis van de selectie-, uitsluitings- en gunningscriteria.
- Niet-openbare procedure
In de niet-openbare procedure worden de selectie van de kandidaat en de evaluatie van de offerte apart van elkaar gedaan. In de selectiefase hanteert de aanbesteder de van tevoren opgestelde selectiecriteria om de meest geschikte inschrijvers te kiezen. Deze worden vervolgens uitgenodigd om een offerte in te dienen, waarna de aanbesteder deze inschrijvingen beoordeeld.
- Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking
Bij de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (OHZB) geldt dat de opdracht niet van tevoren wordt aangekondigd, maar dat de gunning achteraf wel moet worden gepubliceerd indien het geraamde bedrag boven de Europese drempel valt. Normaliter bestaat deze gunningswijze uit slechts één fase, waarin de aanbesteder mag onderhandelen met de inschrijvers.
- Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking
De vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (VOHMB) is alleen toegestaan bij opdrachten met een geraamde waarde onder de Europese drempel. Deze gunningswijze beslaat slechts één stap: geïnteresseerde ondernemers dienen meteen een offerte in na de bekendmaking. Onderhandelen is toegestaan, maar niet verplicht.
- Concurrentiegerichte dialoog
Er is een behoefte of een probleem vanuit de aanbestedende dienst en/of de maatschappij, maar het is nog onbekend hoe deze aangepakt moet worden. Wel is er het idee dat het antwoord reeds beschikbaar is op de markt. Tijdens een concurrentiegerichte dialoog gaat de aanbesteder in gesprek met een aantal geselecteerde ondernemers om samen te werken aan de beste oplossing.
- Innovatiepartnerschap
Openbare plaatsingsprocedure die onder de wet overheidsopdrachten valt. In deze procedure kan er een finale aankoop plaatsvinden in één en dezelfde procedure. Ook is het mogelijk dat het product door één enkel bedrijf kan worden ontwikkeld, zonder dat er sprake is van competitieve ontwikkeling.
- Mededingingsprocedure met onderhandeling (MPMO)
Een mededingingsprocedure met onderhandeling (MPMO) mag altijd worden toegepast indien de opdracht onder de drempelbedragen valt. Deze procedure verloopt in twee fasen: de selectiefase (publicatie en selectiebeslissing) en de evaluatiefase (beoordeling offertes en start onderhandelingen). Voor de eerste fase geldt dat er minimaal drie, maar idealiter vijf, inschrijvers geselecteerd dienen te worden. Enkel de geselecteerden zullen het bestek ontvangen. In fase twee worden vervolgens de eerste offertes beoordeeld, waarbij er een regelmatigheids- en prijsonderzoek wordt gedaan.
Hierna gaat men over tot onderhandeling, welke kan gebeuren in één of meerdere rondes. Dit is afhankelijk van de aanbesteder en wat er in het bestek staat vermeld. Staat er in het bestek vermeld hoeveel rondes er zullen zijn? Dan dient de aanbesteder zich hieraan te houden. Zodra er om een finale offerte (BAFO) wordt gevraagd, mag er niet meer onderhandeld worden. Ook kan de aanbesteder zich voorbehouden om na de eerste offertes over te gaan op een directe gunning, mits dit vermeldt staat in het bestek uiteraard. Het advies is dan ook om dit altijd op te nemen in het bestek, om de procedure zo flexibel mogelijk te maken.
Indien er geen sprake is van een directe gunning, zijn er nog twee andere opties om de onderhandelingen in te gaan. Het is mogelijk om met alle inschrijvers om de tafel te gaan. Of er kan gebruikt worden van gefaseerde eliminatie. Dit is een techniek waar je ervoor kiest om met meerdere inschrijvers de onderhandelingen aan te vatten (maximaal drie) en eventuele andere inschrijvers tijdelijk in de ‘wachtkamer’ plaatst. De inschrijvers in de wachtkamer worden op de hoogte gebracht van de situatie. De beslissing om ze hier te plaatsen hoeft nog niet uitgebreid gemotiveerd te worden en kan nog niet aangevecht worden, daar dit een voorlopige beslissing betreft. Het voordeel van gefaseerde eliminatie is dat je de groep verkleint en de focus meer legt op de offertes die bij eerste aanblik het meest voldoen aan de gestelde eisen.
Vervolgens kan er, indien gewenst, een uitnodiging worden gestuurd om een tussentijdse (tweede) offerte in te dienen en een volgend onderhandelingsgesprek aan te gaan. Hier wordt een verslag van gemaakt. Het advies is om tot het einde met minimaal drie offertes (indien mogelijk) de onderhandelingen te voeren.
Zodra er sprake is van een definitieve offerte, is deze niet meer onderhandelbaar. Voor deze finale offerte geldt dat dezelfde procedure moet worden gevolgd als normaal. Er dient een regelmatigheids- en prijsonderzoek plaats te vinden en er wordt een gunningsverslag opgemaakt. Mochten er problemen zijn met de BAFO (best and final offer), dan zit je gebonden aan de regels van een klassieke procedure en kunnen deze niet meer gewijzigd worden. Een tip hiervoor is om de geselecteerde opdrachtnemer te vragen om de laatst gegeven offerte in te dienen als officiële BAFO, zodat dit kan worden vermeden.
Zie ook: Plaatsingsprocedures – Gunning – Selectie